سيستم مديريت و بايگانی الکترونیکی اسناد - EDMS

سيستم بايگانی و مديريت الکترونیکی اسناد یک سیستم کاربردی جهت مدیریت، نگهداری و بهره برداری از مستندات سازمانی، نقشه های فنی و فرم های اداری می باشد.

این سیستم با توجه به ویژگی ها و امکانات آن در دو شاخه کاربردی مدیریت اسناد شامل : تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق نظیر کاربردهای تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش و بایگانی اسناد شامل: تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیک، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده طراحی شده است.
این سیستم با رعایت ملاحظات امنیتی و مجوزهای دسترسی امکان دستیابی از راه دور به اسناد را در اختیار کاربران خود قرار داده و با ثبت کلیه وقایع رخداده در سیستم امکان ممیزی (Auditing) عملکرد کاربران را به مدیر سیستم می دهد.
 
مدیریت الكترونیكی اسناد نتیجه اجرای فرآیند یا پروژه های آرشیو الكترونیك یا بایگانی دیجیتال و داده آمایی (ورود اطلاعات) مربوط به اسناد در نرم افزارهای مربوطه بوده و چندین سال است كه توسط سازمان ها و موسسات مختلف در كشور درحال اجرا و بهره برداری است. مدیریت اسناد الکترونیکی حوزه ای پیچیده و بی نهایت گسترده است. این حوزه مدیریتی باید ضرورت هایی را برای هماهنگی بین اجزا تشکیل دهنده سامانه و کارکرد بهتر آن در نظر گیرد.

در دیدگاه مدیریت الکترونیکی اسناد ابتدا می بایست مدارک و اسناد موجود در سازمان آرشیوی خود را شناسایی نموده و نحوه مدیریت اسناد را بر اساس استانداردها تعریف نمائیم.
 
Alfresco
 

یکی از این ضرورت ها که شاید بتوان به جرات گفت در راس اجزای تشکیل دهنده آن قرار دارد نرم افزار سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است. در طراحی سامانه های الکترونیکی اطلاعات، محافظت از مدارک حاصل از چالش ها و فعالیت ها، مراحل تولید و حتی قبل از تولید اسناد باید مد نظر قرارگیرد. لذا درک درست از مفهوم سند از سوی طراحان سامانه و کاربران، در اجرائی کردن مدیریت الکترونیکی اسناد بسیار کارساز خواهد بود.

سیاست های سازمانی و اهمیت تاریخی و پیشینه هویتی اسناد موجود جزء دیگر تشکیل دهنده این نظام است. فرآیند مدیریت بر اطلاعات و میزان اهمیت ذاتی اسناد یک سازمان را می توان نقطه آغازین سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفت. همچنین به منظور بالا بردن بازدهی و کارآئی اطلاعات و اسناد تولید شده در گذشته، حال و آینده در سازمان آرشیوی مورد نظر، به کارگیری استانداردها و سیاستگزاری های مناسب بسیار ضروری به نظر می رسد. مدیریت اسناد الکترونیکی را می توان یافتن راهی جهت خلق، شناسایی، کسب، اشتراك و توزیع اسناد الکترونیکی به افراد نیازمند آن دانست.

با این توصیفات سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یک راهکار جامع و هوشمندانه جهت مهاجرت از بایگانی های سنتی به الکترونیک می باشد که دسترسی سریع، مدیریتی بهینه، کنترل دسترسی و امنیت اطلاعات و همچنین کاهش هزینه های سازمان در نگهداری اسناد را به همراه خواهد داشت.

سيستم بايگانی و مديريت اسناد هم اکنون با در اختیار داشتن طیف وسیعی از کاربران در کاربردهای نظامی، صنعتی و اداری کارایی خود را به لحاظ کاربردی، امنیت و کیفیت عملکرد در حجم بالا به اثبات رسانده است این سیستم همچنین با داشتن قابلیت ارتباط با سیستم اتوماسیون اداری، امکان حذف کاغذ از چرخه کاری سازمان ها را بیش از پیش فراهم می کند.
 
edms
 
 

در زير ويژگی های مهم سيستم بايگانی و مديريت دیجیتالی اسناد به صورت کلی معرفی می شوند:
 


ويژگی های سيستم بايگانی و مديريت اسناد


- ساماندهی الکترونیک کلیه اسناد سازمانی
- امکان نگهداری نسخه های یک سند به تعداد دلخواهEDMS2
- مدیریت کار همزمان روی اسناد با استفاده از مکانیزم check in/ out
- امکان تعیین نگهداری محتوای اسناد بصورت فایل های مستقل یا داخل بانک اطلاعاتی
- تعریف درختواره بایگانی به طور نامحدود اسناد
- تعریف درختواره مفهومی اسناد
- تعریف انواع اسناد به همراه ویژگی های مربوطه
- تعریف روال های ورود برای ورود انبوه اسناد
- تعریف پارامترهای ثابت جهت استفاده در ورود اطلاعات
- تعریف فرم های متعدد به تفکیک هر نوع سند
- تعریف انواع دفاتر ثبت و الگوهای شماره گذاری اسناد
- تعریف ساختار اسناد در قالب بخش های مختلف با ویژگی های اختصاصی و سطوح دسترسی مربوطه
- تعریف شرایط نگهداری اطلاعات داخل یا خارج از پایگاه داده
- امکان تعریف انواع اسناد به همراه فیلد های اطلاعاتی مربوطه از هر نوع و به هر تعداد
- امکان طراحی فرم ورود اطلاعات برای هر نوع سند
- امکان برقراری رابطه ارث بری میان اسناد
- قابلیت تعریف روال های ورود اسناد جهت استفاده گروهی در ورود انبوه اسناد
- برخورداری از ابزار ورود اتوماتیک اسناد
- قابلیت طراحی ساختار محتوا برای اسناد با ساختار درختی و چند لایه
- امکان نگهداری نسخه های یک سند به تعداد دلخواه (Versioning)
- امکان رمزنگاری محتوای اسناد
- قابلیت تعریف زیر سند برای هر سند
- امکان دریافت اسناد از انواع ورودی ها نظیر اسکنر، فکس و email
- امکان اعمال سطح دسترسی و میزان دسترسی به پرونده ها و پوشه ها
- امكان كلاسه بندی اسناد بصورت عمومی و شخصی
- ثبت تعداد مراجعات و رویدادهای انجام شده روی سند
- امکان یادداشت و برچسب گذاری روی سند
- مدیریت کار همزمان روی اسناد با استفاده از مکانیزم check in/ out
- امکان بازگرداندن (Rollback) نسخه جاری به نسخه مورد نظر در تاریخچه
- امکان بازیابی اسناد حذف شده و تعیین طول عمر برای اسناد
- امکان جستجوی اسناد بر اساس محتوا و ویژگی های اسناد
- امکان نمایش انواع فرمت فایل ها اعم از متنی، تصویری و برداری
- امكان بايگانی كردن محتوای نامه ها و پيوست ها از سيستم اتوماسيون اداری
- امکان ارائه سرویس آرشیو به ساير سيستم های سازمان الكترونيك
- امكان ضميمه كردن اسناد از داخل سيستم بايگانی و مديريت اسناد به عنوان پيوست نامه ها و ارجاعات در سيستم اتوماسيون اداری
EDMS1


گزارشات سيستم بايگانی و مديريت اسناد

- گزارش عملکرد کاربران در بازه زمانی مشخص
- گزارش انواع اسناد تعریف شده در سیستم
- گزارش اسناد ایجاد شده بر اساس انواع آن
- گزارش وضعیت پوشه ها برحسب اسناد وارد شده
- گزارشات پارامتریک بر اساس ویژگی های اسناد
- امکان تعریف گزارش های دلخواه به صورت کاملا پارامتریک با استفاده از ابزار قدرتمند گزارش ساز پویا