^{سیستم مدیریت و بايگانی ديجيتال اسنادِ تکسا سیستم (آرشیو الکترونیکی اسناد)}

^{(Electronic Document Management System (EDMS}

^{با نهادینه شدن فرهنگ تهیه و گردآوری "اسناد دیجیتالی" و نیز "مدیریت اصولی و هدفمند" این نوع از اسناد در سطوح مختلف سازمانی، نهادها و سازمانهای دولتی و غیردولتی را بر آن داشته تا اسناد و مدارک خود را به صورت الکترونیک آرشیو و نیز مدیریت نمایند. حجیم بودن و آسیب پذیری اسناد چاپی با گذشت زمان، صرف زمان زیاد توسط پرسنل یک سازمان برای جستجو در اسناد چاپی به منظور یافتن و استفاده از یک سند خاص در میان انبوهی از اسناد و نیز هزینه بالای تامین فضای فیزیکی مناسب جهت حفظ و نگهداری اسناد چاپی، از جمله مشکلاتی است که نیاز به یک سیستم مدیریت اسناد دیجیتالی (Electronic Document Management System) کارا و قابل اطمینان و همچنین پیاده سازی اصولی آنرا بیش از پیش در سازمانهای مختلف ضروری می نماید.}

یكي از اساسی ترين چالش های بايگانی در سازمانها حفظ اسناد در هنگام استفاده از آنها در سازمان است. همچنين با بالا رفتن ميزان مراجعه به اسناد در بايگانی، مديريت نمودن اين مراجعات فزاینده، بسيار مشكل خواهد شد. برخی از سازمانها برای اشتراک فایل ها از سرویس ftp استفاده می نمایند که مشکلاتی از جمله عدم وجود نسخه قبلی فایلها، نبود چرخه کاری برای هر فایل و ... را به همراه دارد. در روش های سنتی و دستی بايگانی اسناد، امكان دستكاری، از بين رفتن، صدمه ديدن و حتی مخدوش شدن اسناد چاپی وجود دارد درحالی كه با الكترونيكی شدن و گردش و مدیریت اين اسناد به صورت الكترونيك احتمال وقوع اين امر بسيار كم است. هدف اصلی این سیستم، نگهداری هر چه مطمئن تر و نیز دسترسی پذیری هر چه سریع تر به اسناد بر مبنای سطوح دسترسی مختلف کاربران در سامانه می باشد.

• ^{برخی از مهمترین امکانات و ویژگیهای سیستم مدیریت و بايگانی ديجيتال اسناد تکسا سیستم که مبتنی بر دانش متن باز و توسط ابزاری قدرتمند و شناخته شده در سطح بین المللی در این حوزه (بر پایه Alfresco) می باشد شامل موارد ذیل است:}

  
  <sup>1. قابل استفاده به عنوان آرشیو فنی، اداری، مالی و پرسنلی
  2. قابل استفاده به عنوان کتابخانه الکترونیک
  3. پشتیبانی از نمایش بیش از 200 فرمت فایل
  4. امکان ثبت اسناد با فرمت های مختلف
  5. امکان درج اطلاعات جانبی هر سند
  6. سازگار با اسکنرهای اتوماتیک برای ذخیره در بانک اطلاعاتی
  7. دسته بندی و دسترسی اسناد در سطوح مختلف و حسبِ نیاز کاربران در مراتبِ مختلف سازمانی
  8. جستجوی ساده و پیشرفته متناسب با اطلاعات جانبی هر سند و بهره مندی از کارایی و امنیت بالا
  9. کاهش هزینه حمل و نگهداری اسناد
  10. امکان ورود اطلاعات سریع و ...</sup>

 ^{ویژگی ها و قابلیت های سیستم مدیریت و آرشیو دیجیتالی اسناد «تکسا سیستم»}

 

عمومی


<sup>1. کاملا تحت وب طراحی شده است و با تمامی مرورگرهای مدرن سازگاری دارد
2. امکان دریافت خروجی (Export) و ورودی (Import) اطلاعات
3. امکان طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات برای زبان فارسی و انگلیسی توسط کاربر
4. نمایش داشبورد کار برای کاربران
5. امکان یکپارچگی با دیگر سیستم های سازمانی مثل SharePoint و پورتال لایفری (Liferay Portal)
6. امکان تبدیل فایل ها به فرمتهای دیگر مثل pdf ،text و ...
7. دارای SDK برای توسعه محصول</sup>

                                                                                                                                                                                                                                     


ثبت و نمایش اطلاعات


<sup>1. امکان ارسال فایل از روی دسکتاپ با کشیدن و رها کردن فایل (Drag and Drop)
2. امکان ثبت و نمایش اسناد با فرمت های مختلف
3. امکان تعریف اطلاعات جانبی برای هر نوع سند
4. ایجاد الگوی اسناد مختلف مثل نامه، کتاب، قرارداد، مستندات فنی و غیره
5. امکان حذف اتوماتیک کثیفی های نقطه ای بر روی اسناد
6. امکان حذف اتوماتيک نقاط حاصل از سوراخ های پانچ بر روی تصاوير اسناد
7. سازگار با اسکنرهای اتوماتیک برای ذخیره در بانک اطلاعاتی
8. امکان نظردهی بر روی فایل ها
9. امکان جداسازی فایل هایی که بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند
10. دسته بندی اسناد در چندین سطح
11. امکان اتصال مستندات مرتبط با یکدیگر</sup>

 


امنیت، مدیریت کاربران و سطوح دسترسی


<sup>1. امکان تعريف کاربر جديد ويرايش اطلاعات، حذف و جستجوی يک کاربر
2. امکان تعریف گروه های کاربری
3. امکان تعریف سطوح دسترسی برای کاربران و گروه های کاربری
4. امکان نگهداری و مقایسه نسخه های فایل
5. امکان مانیتورینگ و مدیریت و ذخیره رفتار کاربر (Auditing)
6. امکان گزارش گیری از فایل های آرشیو شده بر اساس نوع، و رفتار کاربر</sup>

 


جستجو و گزارش گیری


<sup>1. جستجوی ساده و پیشرفته متناسب با اطلاعات جانبی هر سند
2. جستجو در تمامی شاخه ها
3. جستجو بر اساس کلمات کلیدی
4. جستجوی در متون برای اسناد متنی
5. در نظر گرفتن تفاوت های حروف فارسی و عربی در جستجو
6. جستجوی ترکیبی</sup>



مدیریت مکاتبات و گردش کار اسناد


<sup>1. امکان راه اندازی چرخه کار بر روی هر سند
2. گردش پرونده، قرارداد، فایل و انواع اسناد در سیستم
3. ارجاع همزمان اسناد به یک یا چند کاربر یا گروه کاربری
4. دریافت پیامک و پست الکترونیکی برای کارهای ارجاعی</sup>

                                                                                                  

مدیریت نسخه پشتیبان (Backup)


<sup>1. امکان ایجاد نسخه پشتیبان بصورت افزایشی (Incremental) و کامل (Full Backup)
2. امکان ایجاد نسخه پشتیبان از شاخه های دلخواه
3. امکان ایجاد نسخه پشتیبان در بازه های زمانی مشخص</sup>




مدیریت نرم افزار در ابعاد وسیع


<sup>1. سازگاری با انواع مختلف سیستم عامل های Windows، Linux و Mac OS
2. سازگاری با انواع مختلف بانک های اطلاعاتی Oracle & MySQL ،PostgreSQL
3. قابلیت کلاسترینگ و توزیع خودکار (Load Balancing)</sup>